НЕФТЕГАЗОВАЯ ОТРАСЛЬ

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат: Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании: Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО. Требования к системам электронного документооборота Система электронного документооборота СЭД — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.

Приказ МВД РФ от 20.06.2012 № 615

Действие настоящего Регламента не распространяется на поручения документы , содержащие сведения, отнесенные к государственной тайне. Координацию работы по повышению уровня исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Минэкономразвития России далее - структурные подразделения обеспечивают заместители Министра непосредственно координирующие и контролирующие работу соответствующих структурных подразделений.

Организацию работы по укреплению исполнительской дисциплины в структурных подразделениях обеспечивают заместители руководителей структурных подразделений, назначенные распоряжениями руководителей структурных подразделений ответственными за осуществление контроля исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, а также руководители секретариатов заместителей Министра, непосредственно координирующих и контролирующих работу соответствующих структурных подразделений.

В Министерстве применяются следующие виды контроля: Поручения Правительства Российской Федерации, данные во исполнение поручений указаний Президента Российской Федерации. Поручения, содержащиеся в указах распоряжениях Президента Российской Федерации.

Начальник ЦИТ АО «КЗТА», Руководитель проекта — Тарасевич М.А. исследовать, описать и структурировать бизнес-процессы компании;; обеспечить для него регистрационно-контрольную карточку (далее РКК), после чего Теперь вся работа по исполнению поручений и их контролю перенесена в.

СЭД протяженностью в тысячи километров Сегодня многие организации, внедряющие и эксплуатирующие системы электронного документооборота, являются территориально-распределенными. Что необходимо учитывать таким компаниям при выборе СЭД? Какие наиболее характерные ошибки могут совершать заказчики на этапе выбора, внедрения и тиражирования системы? За счет чего можно сократить время и стоимость внедрения СЭД? Интеграция с какими приложениями дает наибольший эффект?

Основная цель при внедрении СЭД, как и любой другой автоматизированной системы, — повышение эффективности бизнеса и сокращение издержек. СЭД создается для упорядочения процесса работы с документами, формирования единой среды хранения документов всей организации, обеспечения контроля процессов подготовки и исполнения документов непосредственно авторами документов или исполнителями поручений, сокращения времени на подготовку проектов документов, включая процедуры согласования, а также на поиск или подборку нужных документов.

Задачи, которые решаются в СЭД для достижения этих целей, носят в основном прикладной характер автоматизации документационного обеспечения управления: Кроме того, для подключения к СЭД более широкого круга пользователей в системе выполняются функции сканирования и распознавания образов документов, авторизации документов с помощью ЭЦП, защиты информации от несанкционированного доступа. Среди решаемых задач можно выделить два класса:

Системы контроля исполнения поручений - обзор Поток входящих документов теперь распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Таким образом, решение исключает ручные операции на этом этапе.

Руководитель Департамента ИТ решений. ГК «Проектная по контрольным точкам Обновление и усовершенствование бизнес-процессов. Зафиксировать бизнес-процессы Контроль исполнения поручений . руководство.

Организационная структура организации в части распределения полномочий между членами Совета директоров Наблюдательного совета , коллегиального исполнительного органа, определения полномочий единоличного исполнительного органа, полномочий, подотчетности и ответственности всех подразделений организации, работников должна соответствовать характеру и масштабам проводимых операций. Высшее руководство может делегировать часть функций в области внутреннего контроля руководителям и работникам соответствующих подразделений.

Для этих целей организация может но не обязана создавать специализированное подразделение например, подразделение по внутреннему контролю , в задачи которого может входить: Внутренний аудит играет важную роль в мониторинге системы внутреннего контроля, однако, не несет ответственности за построение СВК или поддержание ее эффективности. Как правило, подразделение внутреннего аудита административно подчиняется руководству организации, а функционально — Комитету по аудиту Совета директоров.

При этом подразделения внутреннего аудита и внутреннего контроля рекомендуется организационно разделять. В процессе построения системы внутреннего контроля внутренний аудит может участвовать в части консультанта для высшего руководства, которое принимает окончательное решение о дизайне бизнес-процессов и контрольных процедур, а также проводить тестирование контрольных процедур по результатам внедрения.

Неэффективная постановка целей может вызвать затруднение организации в идентификации плохо сформулированных, нереалистичных или неприемлемых целей, что может привести к тому, что не все важные для организации области будут включены в рамки СВК, что сделает систему неэффективной. СВК не может защитить от ошибочных суждений, которые могут быть сделаны работниками или руководством организации при выполнении процедур или контролей, принятии решений или проведении оценки, что в будущем может привести к нежелательным для организации последствиям.

Бизнес-процессы

Кадровое делопроизводство", , 7 Контроль исполнения документов Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения осуществляет руководитель организации или структурного подразделения или специально уполномоченное лицо.

Делопроизводство документационное обеспечение управления. ООО"Журнал"Управление персоналом",

Процессы офисного документооборота (куда входят служебная переписка, переписка с Приложение Рабочее место руководителя (АРМ Руководителя ) о ходе исполнения контрольных поручений и повысилось ее качество. Общекорпоративные бизнес-процессы, Электронный документооборот.

Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. И если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали данную систему на практике. Управление по поручениям предельно просто и легко в использовании, его можно сравнить с автоматом Калашникова, и именно за данную простоту систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.

Вертикальное управление, построенное по функциональному принципу, при этом основной проблемой функциональной структуры является отсутствие ориентации на клиента и сложность проведения внутренних изменений в компании. Признаком системы управления, построенной по функциональному признаку, является использование системы управления по поручениям, которая делает ответственным одного человека, остальные сотрудники подразделений, хоть и участвуют в исполнении поручения, не заинтересованы и спускают задачу на тормозах.

При этом ответственный за задачу не имеет власти над соисполнителями поручения, что приводит к тому, что ответственный либо договаривается на неформальных связях, либо старается исполнить его формально с привлечением минимального числа согласующих. Для тех, кто не в курсе как работает система управления по поручениям — описываю. Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании, и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль.

Контроль исполнения поручений

Денис Левинский, директор департамента систем управления документами Подготовка к Совету директоров крупной компании — кропотливый и трудоемкий процесс. Чтобы топ-менеджеры оперативно получали необходимую информацию и был налажен контроль над исполнением поручений, требуются специализированные ИТ-решения. Заседания Советов директоров — достаточно регулярные мероприятия.

Обзор СЭД"ДЕЛО" Бизнес-процессы в системе"ДЕЛО" работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое.

Мобильная версия системы электронного документооборота позволяет принимать решения по процессу в любое время и в любом месте, будь то командировка или встреча вне офиса. При помощи визуального конструктора возможно построить сложные фильтры документов, определить доступные и необходимые для отображения в таблицах представлений поля. Для каждого поля определяется источник данных и способ их отображения.

Конфиденциальный документооборот истема предоставляет возможность наложения дополнительного уровня безопасности для документов повышенной важности. Использование грифов безопасности разграничивает доступ пользователей к секретной информации. Встроенные механизмы аудита и логирования, позволяют отследить действия пользователей с конфиденциальными документами и предотвратить несанкционированный доступ.

Мониторинг выполнения Подробная информация о карточке документа предоставляет пользователю актуальную информацию о статусе документа, участниках этапа, авторе и ходе исполнения документа. Система предоставляет подробную информацию о последовательности этапов, результатах согласования, регистрации, утверждения или исполнения документа, информацию о поручениях и дополнительном согласовании, контрольных сроках исполнения этапа и участников.

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

В рамках проекта автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, организационно-распорядительной документацией, служебными записками, а также договорными документами. Особое внимание в ходе проекта было уделено формализации и оптимизации ключевых бизнес-процессов, созданию единого информационного пространства в рамках системы , обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов.

Специалисты Акелон совместно со специалистами нашего завода реализовали проект в оговоренные сроки. Предприятие обладает основными видами производств, необходимых для выпуска электронных и электромеханических узлов и изделий. Предприятие было основано в г.

Выдача и контроль исполнения поручений, организация взаимодействия поручений в разных разрезах; Контрольная панель руководителя по KPI компании о приближающихся сроках исполнения заданий; Контроль процесса определим потребности бизнеса, и затем специалисты подготовят для вас.

Главные функции руководителя любого уровня — мотивация, делегирование и контроль — напрямую связаны с контролем исполнения поручений Загруженность руководителя, обрастание окружающего пространства стикерами с напоминаниями что-то и кого-то проконтролировать, постоянное ожидание того, что сроки выполнения части работ могут быть сорваны, — постоянный стресс, который можно устранить, внедрив контроль поручений. Всю деятельность организации можно рассматривать как совокупность задач, исполняемых персоналом.

И главные функции руководителя любого уровня напрямую связаны с контролем исполнения поручений. Поручение — это одна из форм управленческого воздействия, а контроль поручений — способ организации обратной связи от объекта управления. Поэтому, по мнению Евгения Кочурова, ИТ-аналитика компании , контроль желателен везде, где нужна обратная связь. Сложившийся стиль управления оказывает влияние на то, как реализуется обратная связь.

Пишем регламент: рекомендации по разработке

Это готовый процесс, модель которого определяет этапы работы Ролей с поручением: Интегрированная в систему Бизнес-студия позволяет настраивать Роли, права доступа и маршрут работы с поручением. Автор карточки — тот, кто создает карточку задания. Это может быть любой сотрудник, имеющий право на создание в системе контроля исполнения карточки персонального поручения.

Как правило, автором задания является руководитель или его секретарь-референт.

Последние статьи по теме Контроль поручений. В Directum улучшена канцелярия и контрольная панель руководителя Это, в частности, бизнес- процессы (workflow), реквизиты РК, разрешения на доступ, гибкие настройки .

Артемьев Игорь Юрьевичруководитель Федеральной антимонопольной службы: Мы ожидаем значительно больший результат: Соответственно, их конкуренция резко возрастёт. Это, конечно, абсолютно нетерпимо. Вы назвали такие впечатляющие цифры. Насколько она реально отвечает сложившейся картине? Губернатор Анатолий Дмитриевич Артамонов. Артамонов Анатолий Дмитриевичгубернатор Калужской области: Добрый день, уважаемый Дмитрий Анатольевич!

Бизнес-процессы для чайников

Организация работы с документами Часть 3. Организация документооборота Контроль исполнения документов Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель организации или структурного подразделения или специально уполномоченные лица.

быстрого внедрения практики автоматизированного контроля исполнения поручений руководителя. Мощный коммуникационный центр для бизнеса. Готовое решение для системы контроля исполнения поручений Система высылает уведомления о событиях (наступлении контрольной точки, новом .

Контроль за исполнением документов 1. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения. Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов – организация работы

В реализована универсальная технология выдачи и выполнения поручений задач , включая осуществление оперативного мониторинга и контроля работы исполнителей. Поддерживается работа с резолюциями к документу, а также с независимыми поручениями. Поручения могут быть контрольными либо без контроля выполнения. Для неконтрольных типовой процесс работы включает этапы создания и выполнения, для контрольных к ним добавляется этап мониторинга и оценки качества исполнения контроля.

Для оценки качества работы с заданиями в предусмотрено наделение пользователя правами контролёра.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, как правило, также фиксируются в регистрационно- контрольной карточке.

Процессы офисного документооборота куда входят служебная переписка, переписка с внешними организациями и физическими лицами, организационно-распорядительная документация, контроль исполнительской дисциплины относят к обеспечивающим процессам, но значимость процессов документооборота от этого не снижается. Именно документооборот, его правильная и оптимальная организация и эффективная автоматизация во многом определяют качество работы организации в целом.

Наряду с этим формировались бумажные реестры приема-передачи документов. Уполномоченные сотрудники были вынуждены работать в двух системах, внутренние документы регистрировались несколько раз, не было единой базы документов и поручений, что делало процессы работы с документами и исполнения поручений непрозрачными и плохо управляемыми. Получение необходимой информации, доступ к документам были сопряжены с трудозатратами и временными задержками, так как доступ к имеющимся автоматизированным системам был только у уполномоченных лиц Управления делами и секретарей структурных подразделений.

Огромные потоки бумажных документов, отсутствие единой базы поручений затрудняли работу не только сотрудников Банка, но менеджеров высшего и среднего звена. Учитывая возросшие объемы документопотоков Банка, стало понятно, что такая организация офисного документооборота не удовлетворяет текущим потребностям Банка, современному уровню развития информационных технологий и не обеспечивает должный уровень внутреннего управления.

Необходимость создания единого документационного пространства стала очевидна. Кроме того, с целью унификации и повышения управляемости процессов документооборота, было принято решение о включении в единый контур документооборота с Центральным аппаратам 17 региональных территориальных банков. Учитывая предполагаемые объемы внедрения, помимо функциональных требований к системе предъявлялся целый ряд требований по быстродействию и нагрузочной способности, масштабируемости, простоте установки и администрирования.

Серверные комплексы функционируют независимо друг от друга, обеспечивая автоматизацию документооборота внутри Центрального аппарата или конкретного тербанка. Прикладное взаимодействия между тербанками и Центральным аппаратом осуществляется посредством Модуля межфилиального взаимодействия, который реализует функции обмена документами и поручениями, синхронизацию справочных данных и пр.

Как описать процессы своей компании